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Social Media Policy

Policy sui Social Media - Linee guida dipendenti

Che cosa sono i Social Media?Esiste una vasta gamma di Social Media. Quello che segue non intende essere un elenco esaustivo, ma riporta la maggior parte degli strumenti attuali:

• Siti di social network come Facebook, Linked-In, Snapchat
• Siti per la condivisione di video e foto come Flickr, YouTube, Pinterest, Instagram
• Siti di micro-blogging, ad esempio Twitter, Tumblr
• Weblog, compresi i blog aziendali, i blog personali o i blog ospitati dalle pubblicazioni dei media tradizionali
• Forum e aree discussioni
• Enciclopedie on-line come Wikipedia
•  

Ricordate che in ognuno di questi Social Media, voi rappresentate McDonald's se:

• Partecipate a un forum di discussione, a un gruppo o un network che si riferisce a McDonald's (ad es. un gruppo/pagina su Facebook per il vostro ristorante)
• Parlate di McDonald's
• Caricate foto o video di voi mentre indossate un'uniforme di McDonald's, nei nostri ristoranti o in altri modi che vi associno a McDonald's, come ad esempio comunicando la vostra qualifica lavorativa
• Parlate con le persone con cui lavorate di eventi di lavoro o qualsiasi evento sociale che è associato con McDonald's o evidenzi il fatto che siete dipendenti di McDonald's

Finalità

Il marchio McDonald’s è oggetto di discussione in molti forum, anche on-line, nei dibattiti sui Social Media e in vari articoli diffusi su stampa e web. McDonald’s difende la libertà di parola e incoraggia i dipendenti a utilizzare i Social Media.

Per queste ragioni è necessario avere una policy che offra linee guida per quanto riguarda le aspettative della società e che definisca le responsabilità dei dipendenti e licenziatari quando utilizzano i Social Media per motivi di lavoro o a titolo personale.

Tali linee si indirizzano in 2 aree:

• L’uso personale dei Social Media
• L’uso professionale dei Social Media

Impegno di McDonald’s

McDonald’s, quando partecipa alla comunità dei social media on-line rispecchia e aderisce totalmente ai valori aziendali. Ci aspettiamo lo stesso impegno da parte di chiunque sia alle dipendenze o legato da un contratto al marchio McDonald’s - compresi gli affiliati e i fornitori.  In questo senso si rimanda alla Social Media Policy Master e ai documenti di gestione dei social.

Al fine di proteggere il marchio McDonald’s, qualsiasi partecipazione o utilizzo dei Social Media non deve pregiudicare l’avviamento, la reputazione, lo sviluppo e/o l’attività di:

• McDonald’s
• I propri Prodotti
• I propri Servizi
• Il proprio Personale

A chi si rivolgono queste indicazioni?

Queste indicazioni si rivolgono a chi opera presso McDonald’s. Il termine “dipendente”, utilizzato qui di seguito comprende quindi sia i dipendenti McOpCo, i dipendenti della sede, sia i dipendenti delle entità affiliate e i licenziatari stessi.

Qual è l’oggetto di queste indicazioni?

Uso personale dei Social Media

Si invita i dipendenti a essere consapevoli dei seguenti aspetti quando utilizzano i Social Media, anche ad uso personale ma in situazioni in cui viene specificamente indicato il marchio McDonald’s :

1. Tutto ciò che viene pubblicato su internet può essere letto da manager, colleghi, partner commerciali, giornalisti, concorrenti, fornitori e dal pubblico in generale.
2. Invitiamo i dipendenti a pensare a quello che stanno scrivendo nello stesso modo in cui lo farebbero per comunicare con le persone che non conoscono personalmente.
3. In particolare, occorre tenere conto delle seguenti linee guida:
   1. Non devono essere scaricate e/o pubblicate immagini offensive o inappropriate.
   2. Non devono essere scaricati e/o pubblicati commenti offensivi o inappropriati.
   3. Non devono essere pubblicati commenti offensivi o inappropriati su colleghi o clienti.
   4. Ogni informazione che possa violare qualunque delle azioni e delle procedure di McDonald’s, non deve essere pubblicata.
   5. Non si deve fare alcun riferimento a qualsiasi affiliazione a organizzazioni politiche.

4. Le informazioni riservate (informazioni finanziarie, lancio nuovi prodotti, attività di business in genere) o proprietarie di McDonald’s non devono mai essere divulgate. I termini e le condizioni applicabili ai dipendenti di McDonald’s già vietano questo in generale, e internet non fa eccezione a questa regola.
5. Qualora l’uso di canali di Social Media sia insito nel ruolo lavorativo del dipendente, l’uso personale dei Social Media deve avvenire esclusivamente nel suo tempo libero e non deve includere l’uso dell’indirizzo e-mail aziendale di McDonald’s (qualora il dipendente ne abbia uno).
6. I dipendenti non devono mai accedere né utilizzare qualsiasi sito web o servizio riprovevole o illegale utilizzando i dispositivi messi a disposizione da McDonald’s. L’Ufficio IT ha individuato i siti web cui il nostro sistema non permetterà l’accesso. Qualsiasi tentativo di accesso ai siti proibiti dal sistema è bloccato e l’utente riceverà un messaggio all’interno del browser che conferma che l’accesso è precluso. I dipendenti devono essere consapevoli che le pubblicazioni personali nei canali di Social Media possono restare visibili per tutti negli anni a venire.
7. Ai dipendenti è severamente vietato utilizzare i loghi e/o i marchi di McDonald’s in qualsiasi situazione personale senza la preventiva autorizzazione scritta da parte del team legale di McDonald’s.

Uso professionale

Quando i dipendenti utilizzano i Social Media per attività di lavoro consentite in cui viene specificamente indicato il marchio McDonald’s, gli stessi devono:

• Essere molto cauti con i Social Media o i media legati ai consumatori quando cercano di promuovere nell’opinione pubblica l’immagine di McDonald’s. Ad esempio, i dipendenti che partecipano a un sondaggio o prendono parte a una discussione su internet non devono cercare di influenzare l’esito del sondaggio.
• Quando partecipano ai Social Media per conto di McDonald’s, i dipendenti devono sempre rivelare chi sono e per chi lavorano. I dipendenti devono essere onesti e non devono fingere di essere altre persone.
• Comprendere le regole, le convinzioni e i desideri delle comunità on-line/forum/blog prima di comunicare con loro. (es: un forum di vegani non vedrebbe di buon occhio un vostro intervento)
• Rispettare sempre la riservatezza e le preferenze di contatto di ogni individuo ed essere consapevoli del fatto che alcune persone non vogliono essere contattate tramite i canali dei Social Media.

Regole di utilizzo dei Social Media

I dipendenti sono invitati a rispettare le seguenti regole quando utilizzano i Social Media viene specificamente indicato il marchio McDonald’s

Rispetto

I dipendenti, quando viene specificamente indicato il marchio McDonald’s, sono tenuti a essere rispettosi verso tutti gli individui e le comunità con cui interagiscono on-line e riconoscono quanto segue:

• I valori di McDonald’s devono essere tenuti presenti e rispettati in tutte le interazioni on-line.
• Le opinioni degli altri, anche nei momenti di accesa discussione e di dibattito, devono essere trattate con educazione.
• Materiale illecito (parole o immagini) o materiale che possa essere percepito come imbarazzante, offensivo, molesto o diffamatorio nei confronti di qualsiasi persona o entità non deve mai essere pubblicato.
• Battute o commenti sprezzanti basati o relativi al sesso, all’orientamento sessuale, alla razza, all’etnia, all’età, allo stato civile, alla religione o a qualsiasi altra causa di discriminazione non devono mai essere pubblicati.

Responsabilità

I dipendenti devono tenere presente che i clienti, gli altri dipendenti, i fornitori e i concorrenti possono avere accesso ai contenuti on-line che sono pubblicati. I dipendenti sono personalmente responsabili per i contenuti che pubblicano on-line. I dipendenti devono assicurarsi che, quando viene specificamente indicato il marchio McDonald’s:

• Tutte le informazioni fornite sui prodotti e i servizi di McDonald’s siano realmente precise.
• Se un dipendente esprime un commento o un’opinione su un particolare argomento e lo stesso si identifica come un dipendente McDonald’s, deve essere chiaro che i contenuti non sono espressi per conto di McDonald’s, ma rappresentano solo le proprie convinzioni.

In ogni momento, McDonald’s si riserva il diritto di monitorare i Social Media e intervenire laddove i commenti di un dipendente potrebbero potenzialmente influire sui rapporti con i partner di McDonald’s, i fornitori e/o i clienti o tra colleghi.

I dipendenti con indirizzo e-mail di McDonald’s devono inoltre ricordare che l’indirizzo è di proprietà di McDonald’s e ogni comunicazione da e verso tale indirizzo di posta elettronica può essere percepita come rappresentativa di McDonald’s. I dipendenti devono sempre prestare la massima cura per agire responsabilmente.

Precisione

Non appena viene fatto un post, internet non lo dimentica mai. Una volta che un testo, un commento o un articolo sono pubblicati, questi sono accessibili in tutto il mondo. I post devono essere il più possibile precisi e le eventuali modifiche o i cambiamenti degli stessi devono essere spiegati e confermati. Se un dipendente si accorge di aver fatto un errore in un post questo deve essere corretto e l’errore deve essere pubblicamente riconosciuto appena possibile.

Rappresentanza

C’è una grande differenza tra parlare “per conto di” McDonald’s, cosa che richiede un’apposita autorizzazione, e parlare “di” McDonald’s. I dipendenti pertanto, quando viene specificamente indicato il marchio McDonald’s:

• Non devono parlare per conto di McDonald’s salvo dispongano dell’autorizzazione appropriata. Ciò riguarda il personale della ristorazione e degli uffici, gli affiliati e i fornitori. Quando un dipendente parla a nome di McDonald’s senza autorizzazione, lo stesso può subire un’azione disciplinare.
• Non devono mai presumere, in alcun modo, di essere autorizzati a parlare per conto di McDonald’s se non dispongono di tale autorizzazione.
• Devono rispettare e prestare attenzione a non danneggiare la reputazione e gli interessi commerciali di McDonald’s e/o non porre McDonald’s nel discredito.
• Devono divulgare solo informazioni pubblicamente disponibili, come quelle presenti sul sito web gestito da McDonald’s (www.mcdonalds.it).
• Non devono includere loghi o marchi di McDonald’s in qualsiasi annuncio personale su internet.

Qualsiasi richiesta di parlare per conto di McDonald’s deve essere indirizzata all’Ufficio Comunicazione. I dipendenti non devono mai esprimere un commento o un’opinione senza la dovuta autorizzazione. I dipendenti non devono utilizzare i Social Media per rispondere direttamente a McDonald’s o ai propri responsabili.

Violazioni di queste indicazioni

I dipendenti sono tenuti a seguire queste indicazioni in qualsiasi momento, quando viene specificamente indicato il marchio McDonald’s. La loro inosservanza sarà considerata inadempienza disciplinarmente sanzionabile in rapporto alla gravità e secondo le norme previste dalle Leggi e dal CCNL.

SOCIAL MEDIA & MCDONALD'S - COME USARLI RESPONSABILMENTE

Se siete rimasti coinvolti in discussioni on-line su McDonald's, vi sono alcune linee guida da adottare.

Vi esponiamo di seguito tre semplici regole da ricordare:

1. Responsabilità:      se state parlando di McDonald's on-line, comportatevi nello stesso modo in cui vi comportate come dipendenti, in modo responsabile, onesto e preciso. State rappresentando voi stessi e la Società. Ricordatevi che una volta che avete postato una foto o scritto qualcosa, una copia di ciò può rimanere on-line per sempre, non fate dunque riferimenti a politica, oscenità, non siate offensivi.

2. Rispetto e professionalità:  si applicano le normali regole: non dovete essere scortesi verso colleghi o clienti. Assicuratevi che tutto quello che dite sia esatto - non siate mai disonesti o ambigui. Nulla di quanto pubblicate che è associato a McDonald's deve essere osceno, né, in generale, offensivo per nessuno.

3. Riservatezza:  ricordate che alcune informazioni sull'attività di McDonald's sono riservate - quindi se avete qualche dubbio sull'adeguatezza della pubblicazione di tali informazioni, potete presumere che non sia lecito farlo e quindi non pubblicatele.

Non è consentito entrare in contraddittorio su siti terzi per fornire il punto di vista McDonald’s se questo non è stato concordato centralmente.  Fare sempre attenzione a quello che si inserisce nel post: qualunque cosa si scriva sulla propria pagina Facebook può essere prelevato e amplificato, sia online sia offline.